התאמת תהליכי עבודה ברשות מקומית גדולה

פרופיל לקוח: רשות מקומית גדולה

 

האתגר: הפרויקט בוצע ביחידה שפעילותה הופסקה לפני כשנתיים, ונדרש לחדש את פעילותה. לאחר הגדרת מבנה ארגוני ורכישת מערכת מידע, היה צורך להתאים את שגרות הניהול וממשקי העבודה למטרות וליעדי האגף, במסגרת האילוצים הקיימים

 

מטרת הפרויקט: התאמת תהליכי העבודה במישור התפעולי ושגרות הניהול למבנה הארגוני החדש של  היחידה, באמצעות המערכות התפעוליות, בדגש על סמכות ואחריות של הגורמים המעורבים בתהליכים

 

מתודולוגיה: 

בשלב ראשון בוצע מיפוי מצב קיים, באמצעות תצפיות וראיונות עם עובדים ומנהלים רלוונטיים. במסגרת הראיונות נבחנו תחומי אחריות והגדרות תפקידים של היחידות השונות באגף ובעלי התפקידים השונים ביחידה שתוקם, וכן תהליכי וממשקי העבודה בין היחידה לשאר היחידות באגף (כ-11 יחידות נוספות). 

בשלב השני זוהו הזדמנויות לשימור ולשיפור, וגובשה תפיסת תפעול בראייה או"שית תוך התייחסות לתפקידים, תחומי האחריות וסמכויות, תהליכי עבודה ברמת מאקרו, מערכות מידע, וכלי ניהול ובקרה (בקרות בתהליך, SLA, יעדים ומדדים, דוחות ניהוליים ותפעוליים, ועוד).

בשלב השלישי אותרו שלושה תהליכי עבודה מרכזים, שאופיינו והוגדרו בצורה מפורטת ומעמיקה. האפיון כלל תרשימי תהליך בחלוקה לבעלי התפקידים השונים (ממופים ב- Visio), התייחסות לתחומי אחריות וסמכויות, הגדרת ממשקים פנימיים וחיצוניים, הגדרת טפסים וכלי עזר נדרשים, הגדרת רמות שירות (SLA), התאמות של מערכות המידע והגדרת בקרות ניהוליות ותפעוליות.

בשלב הרביעי והאחרון הוצגו ללקוח תפיסת התפעול ותהליכי העבודה המומלצים, כולל הזדמנויות לשיפור וחלופות לפתרון, תוך כדי התייחסות ליתרונות, חסרונות, יישום בטווח הקצר ובטווח הארוך ומשמעויות. לאחר דיונים של ועדת ההיגוי בליווי של ארגו - התקבלו החלטות ע"י הלקוח לגבי ההמלצות שהוצגו בחלופות השונות.

 

תוצאות :  תפיסת תפעול ושגרות עבודה בראיית או"ש, תוך הגדרת זמני שירות ומתן כלים ניהוליים ותפעוליים להקלה בעומסים של האגף