ניהול פרוייקטים בגוף ממשלתי

פרופיל לקוח: הלקוח הינו גוף ממשלתי העוסק במחקר ואיסוף נתונים לטובת הציבור, ולטובת מקבלי ההחלטות במגזר הציבורי.הארגון מנהל פרויקטים רבים, הכוללים איסוף נתונים וניתוחם, באמצעות יחידות הארגון ובאמצעות גופים חיצוניים, כאשר קיימת שונות רבה בניהול הפרויקטים השונים בין גופים שונים בתוך הארגון

 

האתגר: האתגר המרכזי בפרויקט היה לייצר התאמה בין תהליכי עבודה של גורמים שונים, כאשר התהליך החדש שייבנה חייב להתגבש בהסכמה של כלל הגורמים, תוך שהוא נותן מענה לגורמים שונים, לעיתים בעלי צרכים שונים, ואף סותרים.נוסף על אתגר זה, הפרויקט אופיין במורכבות פוליטית פנים-ארגונית רבה, בשל היותו חוצה ארגון, ושיתף בעלי עניין רבים עם אינטרסים שונים

 

מטרת הפרויקט: מטרת הפרויקט הייתה ליצור תהליך אחיד לניהול הפרויקטים בתוך הארגון, על מנת לייעל את הפרויקטים, ולהקטין את השונות ביניהם לצורך השוואה בין פרויקטים שונים על ציר הזמן ובין גורמים שונים המנהלים את הפרויקטים.התוצר שהוגדר הנו מתווה לניהול פרויקט, הכולל אבני דרך בפרויקט, המשימות שיש לבצע בכל אבן דרך, השותפים לכל אבן דרך, התוצרים המצופים בכל אבן דרך, הפורמטים המשמשים לתיעוד התהליך והתוצרים המצופים

 

מתודולוגיה:  השלב הראשון כלל ראיונות עם נציגי היחידות השונות, על מנת להבין את הצרכים העסקיים הבאים לידי ביטוי בניהול פרויקטים חוצי ארגון, ועל מנת לאתר את השונות הקיימת בין הגורמים השונים. בתום שלב זה הצלחנו לגבש מתווה כללי לניהול הפרויקטים בארגון, המתבסס על הדגשים שהתקבלו ועל המכנה המשותף שעלה בראיונות.התהליך שנבנה שימש אותנו כבסיס לדיון, והמטרה הייתה לגבש הסכמה על התהליך, לפרוט אותו לאבני דרך מוסכמות, הכוללות משימות לביצוע, שותפים, תוצרים ופורמטים רלוונטיים. בכדי להפוך את התהליך לאופרטיבי ואחיד, החלטנו לכלול בבניית התהליך גם התייחסות לתהליך קבלת ההחלטות בצמתים שונים בפרויקט, המגדיר שותפים שונים ואוטוריטה ארגונית לצורך הכרעה במקרה של חילוקי דעות באותו צומת.כדי להתמודד עם האתגר הכרוך בגיבוש הסכמה אודות התהליך שייבנה, הוקם בארגון צוות עבודה ייעודי, שכלל נציגים של כל המחלקות והיחידות הלוקחות חלק בניהול הפרויקטים בארגון. הצוות לווה על ידי מנהל אגף.נציגי היחידות היו בעלי תפקידים משמעותיים, בעלי ניסיון רב בהובלת פעילויות בארגון ובעלי ראייה ארגונית רוחבית וכוללת.הצוות התכנס אחת לשבוע במשך כחודש וחצי, ובמהלך הפגישות גובש המתווה לתהליך ניהול הפרויקטים בארגון.עבודת הצוות לוותה על ידי מנחה מטעם ארגו, שסייע בהבניית התהליך, תיווך בין המנהלים וניהול המחלוקות בין הגורמים השונים כדי להוביל לכדי הסכמה.עבודת הצוות הועברה לאישור ההנהלה, ועל בסיסה גובש תהליך העבודה הכלל ארגוני החדש

 

תוצאות :  תוצאות הפרויקט היו תהליך מובנה, מוסכם ואחיד לניהול הפרויקטים בארגון.