ייעול ושיפור עבודת לשכות הנהלה במוסד ממלכתי פיננסי

פרופיל לקוח: מוסד ממלכתי פיננסי העוסק בשמירה על יציבות המחירים, תמיכה בהשגת יעדי הממשלה בתחומי הצמיחה  והתעסוקה ותמיכה ביציבות המערכת הפיננסית.

 

האתגרים:
1. אפיון צרכים לכלל הפעילויות המגוונות המבוצעות בשתי הלשכות הבכירות במוסד (כגון: קליטת מסמכים, איתורם, הפצתם, הפקת מסמכים לקראת אירוע מסוים, תיאומים, תזכורות, שיתוף פעולה בין משתמשים, מעקבים הכוללים בקרת סטאטוס, מטלות, פרויקטים ועוד).
2. הבניית קישורים לוגיים בין פריטי הידע השונים בפעילות
3. שיפור ויעול תהליכי העבודה בשתי הלשכות, הבניית תהליכים ושגרות עבודה ממוכנים אשר יתנו מענה מקסימאלי לכלל הלשכות במוסד בטווח הארוך.
4. הבניית תהליכים ממוכנים אשר יאפשרו לשתי הלשכות לתפעל, לנהל ולבקר את הפעילות השוטפת באופן רציף.
5. צמצום בתעבורת המיילים ובשימוש בניירת.

 

מטרות הפרויקט:
1. יעול ושיפור עבודת הלשכות
2. קביעת סטנדרט גבוה ליעילות, אמינות ושלמות תהליכי העבודה כמודל לשאר גורמי המוסד.
3. בניית תשתית נוחה לתרבות ארגונית תומכת ידע תוך מתן כלים לחיפוש ומפתוח נכון של הידע.
4. בניית כלים לשמירת זכרון ארגוני שיאפשר תחקור ולמידה מהעבר
5. בניית כלי ניהולי למעקב אחר פרויקטים וביצוע משימות בחלוקה לתחומי עיסוק עיקריים.

 

מתודולוגיה:  בהתאם למוטו שלנו "Technology is not enough", אנו חותרים לכך שהטכנולוגיה תתאים לצרכי הארגון ולא להיפך, על מנת לממש את היעדים העסקיים והארגוניים.
בשלב הראשון קיים צוות הפרויקט פגישות איתור צרכים עם כל עובדי הלשכות שמטרתן: אפיון עיסוקים לכל בעלי התפקיד, הגדרת תהליכי העבודה והידע בלשכות, אבחון בעיות, כשלים ואתגרים בתהליכי עבודה.
בשלב השני מופו תהליכי העבודה בלשכות ברזולוציה גבוהה מאוד ובצורה גראפית, על בסיס תרשימי VISIO. בכל תהליך שמופה ניתנה גם התייחסות לכשלים הקיימים בו.
בשלב השלישי אופיינו תהליכי עבודה חדשים נתמכי מערכת ומשולבי יכולת לתיעוד, תיוג ואחזור של מידע. על בסיס התהליכים שאופיינו נבנתה רשימת דרישות פונקציונליות, מדדי בקרה ודוחות נדרשים.
הפרויקט בוצע על כל שלביו, בשיתוף פעולה מלא עם חברת בינת והגורמים הרלוונטיים בלשכות ובמערכות מידע של המוסד.

 

תוצאות :  שיפור בתפעול פעילות הלשכות ותפוקותיהן ע"י מיכון תהליכי העבודה, תוך שימוש בפתרון טכנולוגי המהווה כלי מתקדם לתפעול, ניהול ובקרה. הכלי יושם על כלל הפעילות ותעבורת המידע בלשכות ובין בעלי התפקידים הבכירים בהן, תוך מתן דגש על תהליכי העבודה (Workflow), ניהול ידע ומסמכים, ניהול פגישות ואירועים, מעקב פרויקטים, ניהול פעילויות ומשימות, הבנייתם, הבניית הקשר ביניהם ומיכונם.

הפתרון הביא לשליטה במידע, בתהליכים, במשימות ובמעקב אחר קבלת החלטות, תוך מתן אפשרות להרחבתו לכלל חטיבות המוסד.

 

ציטוט:

"תודה רבה לכל צוות ארגו על העבודה המקצועית והיעילה. נוכחנו לדעת כי תהליך מקדים של אפיון או"ש לתהליכי העבודה הוא הכרחי ותרם רבות לטיב הפתרון הסופי".