שיפור וייעול מחלקת הכספים בחברה קמעונאית

האתגר: לחברה הצטרף סמנכ"ל כספים חדש, כאשר קודמו בתפקיד היה מנהל כספים בכיר שהיה בחברה למעלה מ-20 שנה, וריכז תחתיו את מרבית תחומי האחריות. מחלקת הכספים בחברה מונה כ-15 עובדים. הפעילות במחלקה אופיינה בעיקר בריבוי עבודה ידנית, חוסר יעילות, בעיית ממשקים מול יחידות אחרות בארגון, העדר הגדרה ברורה של תחומי אחריות העובדים במחלקה וכו'.

מטרת הפרויקט:

ביצוע בחינה מקיפה של כלל פעילויות מחלקת הכספים לצורך שיפור וייעול תהליכי עבודה, הגדרה ברורה של סמכות ואחריות בעלי התפקידים וגיבוש מודל ארגוני מתאים

 

מתודולוגיה:

·         ייעול תהליכים פיננסיים מרכזיים: הזמנה עד מזומן, רכש עד תשלום, דיווחים לרשויות ועוד

·         שיפור ממשקי העבודה וזרימת המידע מול יתר המחלקות בחברה: שיווק, מכירות, סחר, לוגיסטיקה וייצור

·         גיבוש מבנה ארגוני חדש למחלקת הכספים ויצירת הפרדה בין יחידת החשבות להנהלת חשבונות

·         בניית הגדרות תפקיד ותחומי סמכות ואחריות של עובדי המחלקה

תוצאות:

גובש מבנה ארגוני התואם את צרכי החברה תוך ניצול מירבי של יכולות עובדי המחלקה. במקביל בוצע ייעול של תהליכי העבודה המרכזיים וקיצור משך הזמן שהושקע בפעילויות שאינן מניבות ערך ​