שיפור מערך טפסים ומכתבים ארגוני

טופס הינו כלי עבודה המשמש ממשק בין הארגון לבין לקוחותיו החיצוניים והפנימיים. באמצעותו מועבר המידע הנדרש להנעת תהליכים חוציי ארגון לשם הפקת שירותים ומוצרים.

הטופס מהווה נקודת ממשק חשובה בין הארגון ללקוחותיו, ומותיר אצלם רושם ישיר ועקיף על רמת השירות, המקצועיות, היעילות ותדמית הארגון!

מערך הטפסים הארגוני  לוקה, בדרך כלל, ב- 4 תחומים עיקריים:

הנדסת אנוש -

  • הטופס אינו "ידידותי" למשתמש החייב למלא אותו
  • היעדר מקום למלא את הפרטים הנדרשים
  • אי הבנה של הוראות מילוי הטופס הגורר שאלות רבות
  • ריבוי פרטים מייגע שחלקם לא הכרחי
  • שימוש בגופן קטן או גדול מדי ללא צורך

ארגון ושיטות -  

  • סדר השדות בטופס לא תואם למערכת לתוכה הטופס מוזן
  • שדות מידע חשובים חסרים ושדות מידע מסוימים מיותרים
  • היעדר הנחיות ברורות לאן לשלוח ולמי לפנות בשאלות
  • ריבוי גרסאות לאותו טופס ביחידות שונות בארגון המבוזר
  • ריבוי טפסים שניתן לאחד ולצמצם מספרם (קונסולידציה)
  • האם נשקלה האפשרות לדיגיטציה של טפסים (מחשוב)?

דרישות הנגישות -

  • שימוש בגופן שאינו מתאים לאנשים עם מוגבלות ראייה
  • אי שימוש בשפה פשוטה גם כאשר הדבר ניתן
  • היעדר פישוט לשוני לאנשים עם מוגבלות קוגניטיבית
  • אי התאמה לדרישות תקנות נגישות השרות המחויבות בחוק

שיווק ותדמית -

  • עיצוב טופס מרושל הפוגע בתדמית ובמותג הארגוני
  • חסרים בטופס מסרים שיווקיים חיוניים
  • ניסוחים בעיתיים מבחינה שיווקית ו/או תדמיתית
  • חוסר אחידות עיצובית בין יחידות שונות בארגון המבוזר

פרויקט לדוגמה -

שיפור מערך הטפסים בארגון ממשלתי גדול